Befattningar inom HR-funktionen är viktiga - men ibland extremt missvisande!

Vill man skapa förståelse för HR-funktionen så är det viktigt att beskriva den på ett korrekt sätt.  En befattning ska beskriva vad rollen innebär och vad den syftar till - detta innebär inte att man nödvändigtvis ska beskriva rollinnehavaren.  En befattning som jag upplever missbrukas är HR-Specialisten. 

Man ser ibland att en person som egentligen har rollen som HR-Generalist eller HR-Partner kallas för en HR-Specialist - detta på grund av att de har många års erfarenhet inom HR-yrket.  Jag förstår att man vill hävda sin expertis men man är nödvändigtvis inte specialist för detta.  Man behöver inte heller nedvärdera sin egen erfarenhet inom HR genom att önska att kalla sig för en specialist enbart för att reflektera de år av erfarenhet man har inom HR-området. 

För att rollen ska kallas HR-Specialist måste man vara specialist inom någonting.  Det kan vara inom LAS, Belöning, Kompetensutveckling osv. en bra grundregel är att om man vill ge en roll benämningen "Specialist" så bör rollen utgå ifrån att rollinnehavaren ska ägna minst 70% av sin tid åt aktiviteter inom sitt specialistområde. Annars bör man kalla rollen något annat.  Detta för att skapa klarhet inom HR-funktionen och gentemot kunder inom linjeorganisationen.

Lean HR

Lean är helt enkelt en "översättning" av de principer som Toyota under mer än 50 år utvecklat för att optimera sin bilproduktion. Toyota har sedan 1950-talet steg för steg analyserat och förnyat sitt produktionssystem och fokuserat på begreppen kundvärde och slöseri. Toyota är idag ett av världens absolut mest effektiva och framgångsrika industriföretag.

Detta tack vare "Toyota Production System" även kallat "Lean Production". Grunden i Lean Production handlar fortfarande om att eliminera slöseri. Slöseri kan definieras som all resursanvändning som inte skapar värde för kunden. Utgångspunkten är hela tiden strävan efter en vision om det perfekta produktionssystemet.

Industriföretag som arbetar med Lean Production utnyttjar den enorma potential som finns i att låta de medarbetare som arbetar närmast uppgifterna vara med och skapa förbättringarna. Lean Production är inte bara verktyg och principer, det är en arbetskultur.

Lean inom HR

Om man ska betrakta administration och service ur ett Lean-perspektiv måste man först inse och erkänna att uppgifterna till viss del består av produktion och att de därför
kan styras med inspiration från industriproduktionen. Man måste naturligtvis också inse att det finns väsentliga skillnader, men när vi tittar närmare på de enskilda arbetsprocesserna inom administration och service ser vi att de faktiskt består av en rad aktiviteter och deltjänster, som var för sig upprepas ofta, har ett väldefinierat resultat och kan standardiseras - alltså med andra ord ungefär samma egenskaper som industriproduktion. 

I en Lean verksamhet utgår man alltid från kundens behov. Målsättningen är att enbart arbeta med det som är värdeskapande och eliminera sk. slöserier som väntetider,
korrigeringar, letande och onödiga kontroller. I en Lean organisation utgår man från de olika processer som finns i organisationen för att hitta det smartaste arbetssättet.

En modern HR-strategi måste därför inkludera en vilja att implementera ett Lean tankesätt för HR-funktionen.  Vi kommer att titta närmare på detta under de kommande veckorna.

Vår första Lean HR seminar kommer att går avstapeln den 30 mars 2010.  Kontakta oss gärna om ni vill veta mer.

 

HR Marknadsföring

En trend som vi börjar se inom HR-arbetet och en trend som (för en gångs skull) verkligen behövs är HR-marknadsföring främst inriktad mot den interna organisationen. Detta är mer än det senaste mode inom HR detta är en nödvändighet för att lyckas inom etablering av en kraftfull HR-funktion med rätt status inom ett företag.

HR-funktioner har länge arbetat för att skapa en strategi och en organisation som ser till att företaget förstår och kan anamma HR-arbetet. Trotts detta är det fortfarande svårt att få både ledningsgrupper och linjechefer att förstå deras roll i leverans av HR-arbetet.

Linjechefer bör se sig själva som en del av HR-funktionen, det är ju chefen som är chef för medarbetare och därför måste det vara dem som levererar en del av HR-funktionens tjänster och implementerar en del of HR-funktionens processer. Trotts detta är det fortfarande inte ovanligt att höra chefer uttrycka att de inte riktigt förstår vad det är som HR-funktionen egentligen gör.

Ansvaret för att organisationen förstår vad HR-funktionen arbetar med måste ligga klart och tydligt med HR-funktionen. Sedan är det en självklarhet att VD:n inom bolaget ser det som hans eller hennes ansvar att starkt förankra HR-funktionen och dess medarbetare inom bolaget för att bolaget ska kunna uppnå ett optimalt, världsledande och konkurrenskraftig HR-arbete.

HR-funktionen måste därför börja fundera på hur de ska marknadsföra sig med hjälp av Intranät, portaler, broschyrer och affischer. Allt som kan få chefer och medarbetare att förstå och anamma HR-arbetet. Det behöver inte vara mycket och det behöver inte vara dyrt. Det ska vara enkelt, tilltalande och intressant för mottagaren.

Mycket av den interna marknadsföringen kan ses som bondförnuft för den som arbetar med marknadsföring och har den kompetens som krävs men har man aldrig arbetat med sådana frågor innan så kan det vara svårt att veta var man ska börja och hur man ska gå tillväga för att skapa en bra marknadsföringsstrategi för HR-funktionen.

Det kan vara dags för HR-funktionen att skapa starkare band delvis med företagets informatörer men ännu viktigare att skapa starka band med marknadsavdelningen.

Att HR-funktionen har svårt att nå ut i organisationen beror oftast på avsaknad av en intern marknadsföringsstrategi. Det är vanligt att en linjechef säger "Jag vet inte riktigt vad HR-funktionen gör egentligen". Det behöver inte vara så men oftast finns det bristande erfarenhet inom HR-funktioner kring att utveckla och implementera en intern marknadsföringsplan.

Alla HR-funktioner kan enkelt utveckla en marknadsföringsstrategi som består av ett fåtal dokument som oftast redan ha tagits fram. Här finns några tips om hur du går tillväga för att sätta ihop en marknadsföringsplan som hjälper din HR-funktion att ta några steg framåt.

---

En enkel HR-marknadsföringsstrategi bör bestå av följande komponenter:

• Rollbeskrivningar för samtliga roller inom HR-funktionen.
• En organisations skiss som hänger väl ihop med rollbeskrivningar.
• En enkel SLA för alla linjechefer.
• En HR kalender som beskriver de återkommande huvud aktiviteterna inom HR-funktionen som lönerevision, utvecklingssamtal osv.
• En personalhandbok (som idag helst är en portal).
• En enkel presentation som sammanfattar punkter 1-5.
• Ett brev till linjechefen som introducerar allt som utvecklats under punk 1-5.

Under veckan kommer jag att posta på bloggen detaljer för varje punkt.

Liam Ulvhag
Ulvhag On HR

www.ulvhagonhr.com