Befattningar inom HR-funktionen är viktiga - men ibland extremt missvisande!

Vill man skapa förståelse för HR-funktionen så är det viktigt att beskriva den på ett korrekt sätt.  En befattning ska beskriva vad rollen innebär och vad den syftar till - detta innebär inte att man nödvändigtvis ska beskriva rollinnehavaren.  En befattning som jag upplever missbrukas är HR-Specialisten. 

Man ser ibland att en person som egentligen har rollen som HR-Generalist eller HR-Partner kallas för en HR-Specialist - detta på grund av att de har många års erfarenhet inom HR-yrket.  Jag förstår att man vill hävda sin expertis men man är nödvändigtvis inte specialist för detta.  Man behöver inte heller nedvärdera sin egen erfarenhet inom HR genom att önska att kalla sig för en specialist enbart för att reflektera de år av erfarenhet man har inom HR-området. 

För att rollen ska kallas HR-Specialist måste man vara specialist inom någonting.  Det kan vara inom LAS, Belöning, Kompetensutveckling osv. en bra grundregel är att om man vill ge en roll benämningen "Specialist" så bör rollen utgå ifrån att rollinnehavaren ska ägna minst 70% av sin tid åt aktiviteter inom sitt specialistområde. Annars bör man kalla rollen något annat.  Detta för att skapa klarhet inom HR-funktionen och gentemot kunder inom linjeorganisationen.

Att centralisera HR-funktionen kan innebära sämre service

Denna vecka har frågan om centralisering av HR-funktionen dykt upp ett par gångar. Jag har talat med oroliga HR-medarbetare om eventuella problem som kan uppstå om en organisation väljer att centralisera de flesta tjänster inom HR-funktionen.  Att centralisera HR-funktionen kan innebära sämre service för linjechefer och organisationens medarbetare samt sämre förståelse för den vardagliga verksamheten

Det finns klara risker som HR-funktionen eventuellt löper om HR-funktionen försöker kapa kostnader och öka effektivitet genom att dra ned på den lokala fysiska närvaron i organisation och omplacerar HR-medarbetare i den centrala HR-funktionen.

Den allra största risken är att HR-medarbetare, som har en konsultativ roll (som HR-Partner), tappar kontakt med den vardagliga verksamheten. Detta kan innebära att man:

1. Minskar förståelse för den lokala verksamheten
2. Skapar avstånd mellan HR-funktionen och linjeorganisationen som innebär att trovärdighet för HR-medarbetare minskas.

Motivation för att centralisera HR-funktionen och dess medarbetare kan vara till exempel:

1. Att kapa kostnader genom en mer effektiv användning av resurser. Istället för att vara dedikerat till ett visst område inom HR-funktionen kan HR-medarbetare arbeta mer konsultativt och använder sina kunskaper och tid på ett effektivare sätt.
2. Att skapa "centres of excellence" där man med ett mindre antal anställda ger bättre och effektivare service.

Andra anledningar finns självklart för att centralisera. Risken som är störst och det som jag vill påpeka här, är när man plocka bort lokalt konsultativt stöd i form av en HR-Partner, HR-Generalist eller HR-Chef.

Förtroendet i en relation som är konsultativt bygger på relationen mellan den som konsulterar och uppdragsgivaren. Förtroendet bygger på följande komponenter:

 

(för mer information se blogginlägg den 30 november 2008)

Det blir en utmaning för konsultativa HR-medarbetare att bygga relationen på avstånd. Trovärdighet bör vara någonting som man kan lätt behålla, pålitlighet kommer att hänga på arbetsbelastningen och möjligheten att fokusera på linjechefens problem.

Närhet i relationen med linjechefen kommer att minskas radikalt och blir tufft att behålla. Egenintresse (för HR-medarbetare) kommer att öka från linjechefens synpunkt. Finns HR-medarbetare till för att stödja linjechefen på det sättet som linjechefen vill eller finns HR-medarbetare till för att driva HR-frågor.

Jag vill inte på något sätt påstå att det är omöjligt att centralisera mycket av HR-arbetet och HR-stöd utan istället uppmärksamma behovet av att förändringen måste genomföras över en längre tid. Linjechefer måste både förstå och anamma förändringen och HR-funktionen måste ta sig tid att förklara för linjechefen hur stödet kommer att fungera framöver.

Dessutom bör man kunna skriva en HR-SLA (Service Level Agreement) med linjecheferna för att försäkra de om det stödet som de kommer att få framöver. För att kunna skriva en bra HR-SLA måste företaget vara bra på ett antal saker.

(för mer information se blogg inlägg den 17 november 2008)

Liam Ulvhag
Ulvhag On HR

www.ulvhagonhr.com

 

Enkla presentationer för att marknadsföra HR-funktionen

Med Microsoft PowerPoint är det möjligt att skapa interaktiva presentationer. Sådana presentationer skapas som Power Point Slide Shows vilket innebär att de inte kan ändras av någon annan. När de är igång kan den som tittar, ta sig fram och tillbaka igenom presentationen med hjälp av hyperlänkar som skapas i dokumentet. Tryck på en pil som är hyperlänkad på en bild så kommer du till nästa bild. Detta gör det möjligt för HR-funktionen att skapa fristående presentationer som kan användas för att lära linjechefer:

• hur HR-funktionen är uppbyggd
• vem som ansvarar för vad inom HR-funktionen
• vilka produkter och tjänster HR-funktionen erbjuder
• hur linjechefen bäst använder sig av HR-funktionen
• vad linjechefer kan göra om dem inte är nöjda med det stöd som de får

Till exempel det är möjligt att göra en proffsig bild över HR-funktionen där varje roll beskrivs; se nedan.

Vill du veta mer om en roll som till exempel Chefens roll inom HR-funktionen, kommer du till en ny sida där rollen beskrivs i mer detalj.

 

Genom att klicka på de gula pilarna kan man komma tillbaka till bilden av organisationen.

Det som kanske är av mest nytta är sektionen där man beskriver hur Chefen ska använda HR-funktionen. Bilden skulle kunna se ut som nedan.

Här beskriver man på ett enkelt sätt:

1. När aktiviteter äger rum (via en HR-klocka)
2. Hur processer går till (via en portal eller intranät)
3. Vem som ansvarar för olika aktiviteter (via en enkel SLA)
4. Vem Chefen ska vända sig till för olika typer av frågor
5. Vad HR-funktionen gör med olika frågor
   

Detta är ett otroligt enkelt sätt att öka förståelse för HR-funktionen i ditt företag. Det hjälper HR-medarbetare att föra diskussioner med linjechefer kring olika processer och tjänster samt gör det enkelt för linjechefen att läsa själv om HR-funktionen.

Under veckan kommer jag att beskriva andra delar av denna presentation.

Från Ulvhag modellen™   © Consultatum AB 2008

Liam Ulvhag
Ulvhag On HR

www.ulvhagonhr.com