7 tips för att ”förebygga” svåra eller känsliga samtal

Prestationsproblem, negativa attityder, samarbetsproblem, bristande arbetsmoral, upprepade förseningar, hög sjukfrånvaro, uppsägning/avsked, brottslighet, missbruk, hygien – det finns en rad samtal som de flesta chefer helst av allt skulle vilja slippa.

Sverige är det mest konflikträdda landet ifall man jämför med andra europeiska länder enligt en undersökning i tidningen Chef. Det är lätt att skjuta upp ett samtal som känns svårt och jobbigt. Men det brukar ofta resultera i att problemet bara växer. Det är därför enklare att lösa problemet direkt för att slippa att situationen går så långt att det blir en konflikt och att du behöver hålla ett svårt eller känsligt samtal.

Här är 7 tips på hur du kan förebygga svåra eller känsliga samtal:

1. Tydliga förväntningar – var tydlig med vad som förväntas när det gäller mål, arbetsinnehåll, beteenden och värderingar. När du är tydlig blir det enklare att prata om det som avviker från förväntningarna till exempel prestationsproblem, samarbetsproblem eller bristande arbetsmoral. Fokusera på uppgiften och det som personen förväntas göra för att lösa uppgiften istället för personen. Prata om vad som krävs i form av prestation, samarbete och andra viktiga faktorer för att nå målet.
2. Bygg förtroende och skapa bra relationer. Det är lättare att ta upp ett problem och nå fram med ditt budskap om den du ska prata med har förtroende för dig och litar på dig. Förtroende tar tid att bygga upp men du har mycket att vinna på att skapa förtroende och bra relationer med dina medarbetare.
3. Skapa en kultur där ni tar för vana att ta upp frågor direkt när de uppstår. Det förhindrar att frågorna växer och blir problem eller konflikter. Ofta väntar vi med att prata om problem istället för att ta tag i det direkt när de uppstår.
4. Ha en tät dialog med dina medarbetare och visa uppskattning och ge beröm regelbundet i vardagen. Det gör det lättare att ge och ta emot korrigerande feedback och budskap vid svåra samtal.
5. Tänk på att du faktiskt vill hjälpa personen att komma tillrätta med problemet. Ha inställningen om, att genom att ta upp problemet, visar du omtanke och att du vill hjälpa till att hitta lösningar.
6. Lär dig se tidiga signaler på avvikande beteende hos dina medarbetare. Ställ frågan hur de mår inte bara hur det går. Visa att du bryr dig om dina medarbetare genom att visa engagemang och empati samt ha ett öppet förhållningssätt.
7. Övning ger färdighet – börja redan idag. Det kan ge lite träningsvärk i början men ge inte upp. Du har mycket att vinna på att ta de första stegen och börja förebygga svåra och känsliga samtal!

Nästa vecka kan du läsa mer om hur du kan göra det svåra samtalet lite enklare. Välkommen tillbaka!

Vill du veta mer?

Om du vill veta mer om hur man förebygger svåra samtal eller hur man kan göra svåra samtal lite lättare så titta gärna på vår kurs Svåra samtal.

Utbildningen vänder sig till dig som vill spara tid, pengar och energi genom att hantera svåra samtal effektivt och på rätt sätt. Du får lära dig bemöta svåra situationer och samtal utan att behöva känna stress eller oro.

Kontakta oss på 08 – 612 10 00 så berättar vi mer.