Alla FÖRTJÄNAR att gå på bra möten
Alla har någon gång varit med på ett dåligt möte. Du är själv i tid men mötet börjar inte förrän 10 eller 15 minuter efter utsatt tid. Agendan, finns den? Är den otydlig? Vem leder mötet? Någon kommer med förslag och någon annan opponerar sig mot dem. Inget riktigt beslut tas och mötet avslutats och du ser tillbaka på en förlorad timme som du inte fått ut något utav. Det finns ett bättre sätt att genomföra möten på. Jag har pratat med ledare i olika roller och funktioner och det finns några gemensama några regler för hur man ska genomföra effektiva möten som återkommer om och om igen. Tips eller ”regler” som vem som helst kan använda sig utan oavsett titel eller roll för att lyckas hålla möten och för att vara en bättre mötesdeltagare.
Tre enkla tips för effektivare möten
Sätt en agenda
Du kanske tycker detta är det mest självklara baskravet som finns när det handlar om möten, men många möten initieras och startar utan ett tydligt syfte. En mötesagenda kan vara enkelt summerad på ett papper som delas ut: Den kan vara skrivet på en white board eller diskuteras i början på mötet. Men alla som deltar på mötet ska när mötet börjar. De ska även veta varför de har samlats och vad de förväntas åstadkomma under mötet. Agendan fungerar som en kompas för mötet som håller konversationen på rätt spår. Den kan också används för att skifta tillbaka fokus på rätt sak ifall samtalet glider ifrån ämnet.
”Ifall ledaren för mötet säkerställer att det finns en agenda innan mötet startar kommer alla att rätta sig i ledet och hålla sig till den snabbt och enkelt”
Jag har själv både varit inbjuden till möten där jag själv eller andra lämnat mötet när det inte har funnits någon agenda. Jag vill inte sitta på ett möte utan att veta varför mötet behövs eller vad som förväntas av mig. Vill jag prata om vem som vann senaste fotbollsmatchen så kan jag göra det någon annanstans. Jag vill att mötena jag deltar på ska generera något för mig eller för de runtom kring mig. Möten ska bidra med någon typ av värde, annars är det inte värt att ha dem.
Börja och sluta i tid
Finns det något som är tråkigare än att vänta på att den sista personen (ofta personen som ska leda mötet) ska vara med på ett möte ska dyka upp? Bara att vänta på denna någon kan vara energislukare även om man bara sitter och väntar. Hur kommer det sig att så många i olika positioner med makt har vanan att komma sent till möten? Är de verkligen så upptagna? Eller ger det dem en liten kick att andra sitter och väntar på dem. En påminnelse om vems tid som är viktigast och mest värdefull?
Tid är pengar och att sitta och vänta på att alla ska dyka upp på mötet är ett slöseri med resurser. Resurser som skulle kunna användas bättre någon annanstans. När man ska sätta de informella reglerna för möten på kontoret/i organisationen är det därför viktigt att formella ledare föregår med gott exempel. Ifall chefen vill att mötet startar i tid så kommer mötet göra det.
Lika viktigt som att börja i tid är det att sluta i tid. En fast sluttid hjälper till att sätta press på deltagarna och att åstadkomma det som står på agendan. Att ha en fast sluttid ger även de som är med på mötet möjlighet att planera sin dag effektivare. Vem av oss vill inte ha en sportslig chans att följa sin to-do-list för dagen och inte behöva stanna och jobba över för att hinna med allt.
Avsluta med en handlingsplan
De sista minuterna på varje möte ska användas för att diskutera nästa steg. I denna diskussion ska ni bestämma vem som är ansvarig för vad och vilken deadline som ska gälla. Hoppar man över detta steget så är allt ni gjort och diskuterat på mötet bortkastat.
Ifall du vill bli bättre på att hålla möten så rekomenderar så rekomenderar jag vår kurs:
