Vem hjälper chefer och medarbetare att sätta egna gränser, att säga nej och inte vara så förbannat tillgänglig hela tiden?
Innan mailen kom till våra arbetsplatser och in i våra liv kom posten två gånger om dagen och framför allt fick vi ingen post på natten och på vår semester. Vi använde telefoner att prata i. Vi stängde av telefonerna när vi var på möten eller upptagna med att tänka, prioritera och planera. Nej jag är ingen bakåtsträvare, men våra arbetsgivare måste göra något radikalt för att hjälpa medarbetare att sätta gränser och minska den farliga stressen i våra liv.
Här är 3 förslag till den moderna arbetsgivaren som kommer att göra skillnad medarbetare:
- Man borde bara släppa fram mail två gånger om dagen.
- Inga mail efter klockan 17.00. – Ja ja ni som jobbar internationellt ska kunna göra anpassningar.
- När vi har semester studsar mailet snällt tillbaka (utan att jag som är på semester inte ens vet om att mailet kommit) till avsändare med meddelandet att jag är på semester, och att avsändaren, om ärendet fortfarande är aktuellt får maila igen när jag är tillbaka. Det smarta här är att min mailkorg är lika städad som innan jag gick på semester
Vi behöver skapa arbetsplatser som är mindre stressiga. Arbetsgivare borde tvingas att skapa en arbetsmiljö där medarbetarna kan tänka, vara kreativ och fatta smarta beslut. Att göra just detta är många av oss faktiskt anställda för att göra. Men förutsättningarna för detta ska vara möjligt på våra arbetsplatser har ändrats radikalt i takt med digitaliseringen. Jag tänker främst på mailandet som aldrig tar slut. Många av de människorna jag möter får flera hundra mail om dagen vilken tid på dygnet som helst, årets alla dagar och till och med på vår semester. Vet inte riktigt när det är tänkt att vår viktiga återhämtning förväntas ske.
Det verkar vara en oskriven lag att jag måste svara på alla mail jag får annars riskerar jag att uppfattas som en dålig människa framför allt av mig själv. Att riskera att göra andra besvikna genom att inte besvara deras mail verkar vara en viktigare drivkraft än att själv få gjort det jag själv hade planerat att göra. Det som driver detta beteende är vår hjärnans konstruktion som driver oss mot snabba belöningar framför att ta tag i det som tar några minuter längre tid att utföra.
Modern hjärnforskning visar att vår hjärna behöver vara pigg och utvilad för att exempelvis kunna prioritera. Att prioritera är en mental aktivitet som är extra svår och kan jämföras med att åka en svart backe i slalom. För att prioritera krävs samtliga 5 funktioner i vår prefrontala del av hjärnan (vår tänkande del av hjärnan) förståelse, fatta beslut, memorering, förbud, återkalla minnen.
Istället för att börja dagen med att läsa andras mail och få ett gäng snabba belöningsduschar borde vi vänta med att öppna mailen och börja dagen med att prioritera vad vi själva vill och behöver uppnå innan dagen är slut.
Jag läste en artikel häromdagen att Elon Musk inte läser mail, kanske något att ta efter, i alla fall då och då. Kanske dags att införa en mailfri dag, vem blir först!