Att leda på distans är svårt! Chefer måste aktivt arbeta med att skapa en ny god kultur som fungerar för utökat distansarbete.

 

Dator, Pc, Arbetsplatsen, Hemmakontor

På Amazon finns över 10 000 böcker bara på engelska att leda på distans (källa Harvard Business Review). Varför är det så? Jo därför för att det är väldigt svårt att leda på distans och chefer måste aktivt arbeta med att skapa en ny god kultur som är anpassad för att leda på avstånd. Nummer ett, är att se till att teammedlemmarna ständigt vet vad som händer. Chefer måste kommunicera vad som händer på organisatorisk nivå. Detta eftersom när medarbetarna är hemma känner de att de har dragits bort från moderskeppet. De undrar vad som händer på företaget, med kunder, med det gemensamma målet.

Pågående spridning av Coronavirus har tvingat många verksamheter i hela världen att strategiskt förbereda sig när Corona-utbrottet drabbar den egna verksamheten. En specifik fråga som nu är högaktuell för många verksamheter är Folkhälsomyndighetens senaste rekommendation att arbeta hemifrån för att plana ut smittspridningen. Vi måste därför förbereda oss på nytt arbetssätt.

I grunden är vi människor sociala ”varelser” och har sociala behov som att känna självständighet i arbetet, vara i ett sammanhang, upprätthålla våra relationer och känna oss rättvist behandlade. Våra sociala behov blir extra utmanade vid kriser. Att då dessutom distansarbeta skapar en situation på arbetsplatsen som kan vara extra svår för chefen att hantera. I många fall har chefer varken kunskap eller erfarenhet av att leda på distans vilket i princip gör det omöjligt att utföra ett effektivt ledarskap.

Var vaksam på reptilhjärnan!

Vi vill plana ut risken för att vår reptilhjärna tar över fullständigt då vi inte vill ha grottmänniskor som leder verksamheten. Farligt Farligt! Verksamheter behöver verktyg och nya arbetssätt för att skapa en situation med ökad tydlighet, ökad tillgänglighet hos chefer samt transparant och kontinuerlig kommunikation. Detta för att minska oro och stress som påverkar vår hjärnas förmåga att agera rationellt och förnuftigt.

Jag skulle säga att långt många fler verksamheter har tekniska hjälpmedel tillgängliga för att samarbeta digitalt men det stora problemet är att kulturen och nya arbetssätt inte är lika utvecklade som tekniken. Eller i vissa fall inte utvecklade alls. Både teknik och människorna måste vara i balans för att fortsätta driva verksamheten framåt, nå våra mål och ha medarbetare som mår bra.

Teknik, Tablett, Digitala Tablett, Dator

 

Tre praktiska tips att leda på distans

Att arbeta via digitala mötesforum ställer andra krav på ledarskap och medarbetarskap. Att följa nedan råd förenklar för dig som chef och medarbetare.

Vad är det första som chefer och ledare behöver säkerställa för att förbereda medarbetare som ska arbeta på distans?

Ordna med infrastrukturen. Har medarbetare rätt utrustning, bärbar dator, skärm, telefon, fungerande kamera etc. Har medarbetare den mjukvara i datorerna som behövs för att genomföra digitala möten. Varje chef måste säkerställa att samtliga medarbetare har full access för att ingen ska känna sig utanför.
TIPS. Lägg in en bild i din profil för ökad känsla att vi ses! Eller använd möjligheten att använda kameran.

Vilka goda erfarenheter finns av att leda och delta i möten på distans förutom generella råd som tydlig agenda, syfte med mötet, tider?

Att använda och vara överens om grundregler. Exempel på vanliga grundregler är att stänga av mobilen, att inte läsa mail samtidigt, att använda mute knappen (stänga av microfonen) samt att avbryta mötet om ljudet är dåligt. Att checka in blir extra viktigt innan agendan startar. Ägna några minuter åt att checka av hur vi mår, dryfta eventuell oro och inled gärna med småprat som ”väder och vind”. TIPS. Inför korta dagliga morgonmöten. Både med medarbetare som som arbetar hemifrån och de som behöver vara på den fysiska arbetsplatsen.

Vad kan man som medarbetare själv göra för att förbereda sig mentalt för att arbeta på distans?

Behåll egentligen samma rutiner som du brukar ha innan du går iväg till den fysiska arbetsplatsen. Om du är en person som brukar ha många sociala kontakter och samarbetar med andra tänk på att upprätthålla dessa även om du arbetar hemifrån. Fråga dig själv hur du kan skydda dig själv från att känna dig ensam eller isolerad och istället känner dig stark, frisk och produktiv. TIPS. Det går utmärkt att luncha eller fika via teams även med dem som är kvar på kontoret.

Fler tips!

15-questions-about-remote-work-answered  Harvard Business review

Att skapa effektiva team : en handledning för ledning och medlemmar. Tredje upplagan – Susan A Wheelan. I denna reviderade upplaga finns ett nytt kapitel om virtuella team och de utmaningar som ligger i att använda videokonferenser, sociala medier och andra teknologier. Det finns också ett nytt kapitel om nyare forskning om utvecklingsprocesser, gruppstorlek och gruppers produktivitet. Här finns även uppdaterade exempel, mer om coaching och hur man blir en effektiv medlem i ett team.