Vågar du hålla det svåra samtalet?

Att vara chef skulle vara ett drömjobb om man bara slapp de där besvärliga och svåra samtalen med dina medarbetare!

Som chef måste du ibland ta svåra och känsliga samtal med dina medarbetare. Det kan exempelvis handla om att någon har en negativ attityd, motarbetar organisationen eller inte helt enkelt håller måttet och du behöver i värsta fall säga upp en medarbetare.

Vad du behöver är en tydlig strategi, bra kommunikation och ha kunskap och förståelse för motpartens reaktioner. Vara en modig chef som både är engagerande och som visar empati, var en förebild för dina medarbetare och ta tag i samtalet, det blir inte bättre av att vänta. Ta ditt ansvar för situationen och försök att ha ett öppet förhållningssätt och förstå din roll i svåra situationer.

Hur kan du då lägga upp ditt samtal, först och främst krävs en struktur, den kommer att hjälpa dig att hålla fokus.

Tänk igenom vad du ska säga, var väl förberedd. Avsätt mycket tid till samtalet. Om du känner dig osäker, bolla med någon innan mötet och lägg upp en strategi. Var förberedd på olika reaktioner, medarbetaren kan agera ”lustigt”, tänk gärna igenom vilka reaktioner du kan komma att möta, detta för att du själv ska vara förberedd. Om du känner dig orolig för samtalet, ta en stund och fundera lite på varför. Om möjligt boka in mötet på en neutral plats där medarbetaren kan känna sig trygg och inte så utsatt och tänk på att inte vara för många personer i rummet. Tänk på att medarbetaren ska känna sig trygg inte utsatt, det är redan jobbigt som det är.

Ge gärna en förvarning, innan du kommer till den ”svåra” frågan, du kan förvarna genom att säga att det jag nu kommer att säga kommer bli ansträngande för dig att höra. Detta för att du själv ska rikta budskapet och få in en passande inledning.

Gå rakt på sak försök inte att linda in saker, då blir du otydlig och chefen ska vara modig och tydlig i sin kommunikation. Säg som det är, men berätta också varför. Ge inte diffus kritik utan var tydlig! Viktigt är att du lyssnar in din medarbetare men också att du ställer kontrollfrågor för att förstå om medarbetaren förstått budskapet.

Visa medmänsklighet. Din viktigaste roll är att vänta ut känslorna, lyssna och bekräfta medarbetaren under detta svåra samtal. Du behöver uppvisa både empati och sympati. Var beredd på att medarbetaren kan ställa sig i försvarsställning då kritik och ifrågasättande kan upplevas som hot. Gå inte in i argumentation det leder ofta till fastlåsningar.

Vidga medarbetarens vy och prata om framtiden, även om detta kan verka konstigt så sätter det igång tankar längre fram. Våga prata framtid och vilka åtgärder som skulle kunna vara möjliga. Dock behöver ni båda vara överens om vad problemen är för att kunna gå vidare och prata framåt. Viktigt är att inte gå till personangrepp utan håll er till själva problemet.

Försök att få medarbetaren att ta ett eget ansvar för problematiken, bolla över och fråga vad tycker du är ett lämpligt steg, hur tycker du att vi ska gå vidare. Vad kan vi komma överens om. Vi pratar mycket om medledarskap idag och det är inte bara chefen som har ansvaret i dagens organisationer, utan även medarbetaren har ett stort ansvar för sin roll och hur den ska interagera med andra på arbetsplatsen.

Summera mötet och boka in ett nytt möte. Svåra samtal och svåra besked kräver sin bearbetning och kommer att behöva en uppföljning. Så boka gärna in ett nytt möte.

Se till att du själv som chef har tid för återhämtning och ta gärna en stund för dig själv och utvärdera, vad gick bra, vad gick mindre bra för att utveckla dig själv gällande dessa samtal.

Fokusera på kommunikationen, var tydlig men uppvisa också både empati och sympati för medarbetaren.  Försök att hålla en transparens gentemot medarbetaren. Om du lyckas med detta då är du på god väg att lyckas med det svåra samtalet.

Sist men inte minst var stolt över din prestation!

Vill du lära dig mer om hur  du kan svåra samtal enklare?   Läs mer här eller  kontakta oss på 08-612 10 00.

Nedia Edsholt