Hur mäter vi HR effektivitet och HRś bidrag?

Att hitta de KPI:er som är viktigast 

Alla vet hur viktigt det är med duktiga medarbetare för att organisationen ska nå sina mål och det är HR´s uppgift att hitta, attrahera och se till att behålla grymma medarbetare. Men hur vet man att HR funktionen levererar detta så effektivt som möjligt? Vad behöver vi mäta?  

Allt handlar om situation och sammanhang 

Det är ganska lätt att hitta listor med ”måste HR-KPI:er”. Dessa listar ofta indikatorer som är både vanliga och på många sätt bättre än andra KPI:er. Men det finns inget ”one–size-fits-all” tillvägagångssätt som är garanterat bra för alla organisationer utan det som funkar i en organisation behöver inte alls fungera i nästa. 

De mest relevanta och värdefulla KPI:erna är de som man kan koppla till organisationens HR strategi. Alla HR-team, -avdelningar, -funktioner har sina egna mål och prioriteringar som ska vara kopplade till organisationens övergripande mål. För en organisation är det kanske viktigast att få ner personalomsättningen medan en annan organisation är mer fokuserad på att öka processeffektiviteten medans en tredje fokuserar på att profilera sig som en attraktiv arbetsgivare. Med detta sagt är det självklart att olika indikatorer (KPI:er) inte är lika lämpliga för alla HR-team. 

 

Mål, frågor och därefter Indikatorer 

Det är olikheten mellan olika organisationer som gör att det är ”super” viktigt att börja med (sina) mål och inte med den ena eller den andra indikatorn. Hur populär och “inne” den än är. Börja med att identifiera hur HR kan hjälpa organisationen att nå sina övergripande mål. Använd sedan detta för att definiera HRś mål och prioriteringar. Det kommer utan tvekan att finnas obesvarade frågor som ni behöver ha svar på innan ni kan nå de målen (exempelvis, varför slutar medarbetare?). Det är först när ni har identifierat era mål, formulerat era frågor som ni kan specificera och på ett genomtänkt och smart sätt välja vilka KPI:er som kan hjälpa er att svara på dessa frågorna, mäta er effektivitet på det området och ta er närmare ert och organisationens mål. 

Nedan så tar vi upp några nyckel KPI:er som ni kanske skulle vilja mäta. Viktigt är, som nämnt ovan, att komma ihåg att dessa inte nödvändigtvis går att koppla till just era prioriteringar och särskilda omständigheter. Det är därför viktigt att ni fokuserar på dem som ger er störst strategiskt värde.  

Mäta HR utfall 

Här handlar det om att avgöra ifall HR levererar nödvändiga bidrag för att organisationen ska lyckas. 

Detta kan vara bedömning av: 

• Hur glada och nöjda är våra anställda? 
• Hur engagerade är medarbetare i deras arbete och organisationen? 
• Procent av medarbetarna slutar varje år? 
• Hur stor frånvaro har våra medarbetare? 

• Vad är effekten av våra utbildningsinsatser? 

Vanliga mätvärden ”nyckeltal” för utvärdering är: 

• Employee Net Promoter Score (eNPS) 
• Medarbetar nöjdhetsindex 
• Ratio för sjukfrånvaro 

• Medarbetar produktivitet 
• Genomsnittlig anställningstid 
• Personalomsättning 

Mäta HR (serviceleverans) 

Här mäter vi ifall de tjänster som HR erbjuder levereras på ett effektivt sätt och ifall de är i linje med organisationens övergripande strategi, värden och ageranden.   

Detta kan innebära mätning av olika faktorer så som: 

• Levererar HR-teamet en bra service? 
• Hur effektivt är introduktionsprogrammet? 
• Utvecklas medarbetare tillräckligt? 
• Hur sannolikt är det att medarbetare skulle rekommendera företaget som arbetsplats? 

Vanliga mätvärden ”nyckeltal” för att utvärdera leverans av HR-servicen är: 

• ROI 
• Förmånstillfredställelse 
• Andel misslyckade nyanställningar 
• Nyanställdas prestation 

• Effekten av utbildningsinsatser 
• eNPS 

Mäta HR´s effektivitetsgrad 

Här mäter vi ifall HR tjänster levereras så bra som de skulle kunna levereras. 

Detta kan innebära mätning av olika aktiviteter så som: 

• Rekryterar vi genom de mest effektiva kanalerna? 
• Hur bra är vi på att rekrytera efter verksamhetens kompetenskrav? 
• Vad kostar en en rekrytering? 
• Kostnaden för utbildningsinsatser? 
• Hur effektiva är våra olika typer av utbildningsinsatser? 

Vanliga mätvärden ”nyckeltal” för att mäta HR´s interna effektivitet är: 

• ROI 
• Kostnad per rekrytering 
• Genomsnittligt tid för rekrytering 
• eNPS 

• Rekryterings kanalanalys 

HR-Audit, regler och efterlevnad 

Detta kan innebära mätning av saker så som: 

• Är våra policys uppdaterade och aktuella? 
• Har medarbetarna fått utbildning i policys och praxis? 

• Förstår medarbetarna våra policys och praxis? 
• Är personalhandboken uppdaterad och aktuell? 
• Når vi våra mångfalds och jämställdhetsmål?  

Vanliga nyckeltal för att mäta detta? 

• Andel medarbetare utbildade i organisationens policys 

• Lönegap mellan kön 
• Antal mångfaldsinitiativ  

Att tänka utanför den vanliga ”KPI” boxen 

Hur vi kan hantera och vad vi kan göra med stora datamängder har ändrats de senaste åren. Detta påverkar även hur vi kan mäta HR och hur vi kan mäta HR effektivitet. Exempelvis har många organisationer bytt ut sina stora årliga medarbetarundersökningar mot korta ”puls” mätningar där man regelbundet skickar ut mindre undersökningar ofta med fokus på ett eller bara några områden åt gången. Detta gör att HR-teamet får en mycket mer uppdaterad bild av hur det ser ut i organisationen och man kan vidta åtgärder där det behövs mycket snabbare. 

Ett annat exempel på hur man kan skapa sig en bild av hur organisationen och medarbetarna mår är små nöjdhetsterminaler ”glad/eller inte” som placeras ut på ställen där många medarbetare passerar. Terminalen fungerar som så att medarbetarna får en fråga eller påstående och väljer sedan mellan fyra olika ”smiley faces” det som bäst representerar hur de känner och mår.  

Enkelheten och charmen med system (pulsmätningar eller exempelvis glad/inte glad”) som ger oss kontinuerlig feedback är inte bara insikterna från enskilda tillfällen som det kan leda till. Utan att det även ger oss ett verktyg för att se hur medarbetare reagerar på olika initiativ och hur effektiva förändringar har varit. 

Och nu då?  

Ifall du tycker att mäta HR är lika spännande och intressant som vi tycker så titta gärna på vår kurs ”Att mäta HR”

Att mäta HR vänder sig till dig som arbetar med utveckling av HR-funktionen och dess arbete och vill använda nyckeltal för att övertyga andra om HR-funktionens effektivitet och förmåga att förbättra organisationens resultat.